Preocupación en la logística de eventos deportivos en el Eje Cafetero
Foto / Pablo Bohórquez. Preocupación en la logística de eventos deportivos en el Eje Cafetero
Gran parte del personal vinculado al deporte, que se aventura a la realización de los eventos, sigue promoviendo espacios sin la capacitación necesaria para la realización de los mismos.
Por estos días suscita diálogos, la preparación que debe existir entre los entrenadores y dirigentes deportivos en la organización de eventos de mediana magnitud. Detalles que van desde la seguridad de los asistentes, hasta la relación con los medios de comunicación, dejan ver una necesidad latente.
Generalmente los organismos deportivos tienden a contratar a empresas especializadas en la organización de eventos deportivos; sin embargo ante el panorama regional, donde escasean los recursos económicos, los clubes y ligas deportivas se encargan por sí solas de la logística de dichos eventos.
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Lo preocupante es que para este objetivo hay detalles que no pueden quedar sueltos, porque por muy minúsculos que parezcan, cualquier error termina lesionando de manera fuerte la reputación de los organismos. Y por hacer bien, se logran resultados totalmente opuestos a los esperados.
La organización de un evento de mediana magnitud requiere de planificación, operación, ejecución e indicadores de medición de impacto; incluso los eventos más pequeños suelen causar impresiones entre los participantes, asistentes y público en general.
Es por eso que se recomienda entre dirigentes y entrenadores, hacer una previsualización detallada de los eventos de su calendario nacional. Para determinar cuáles son susceptibles de ser organizados de manera autónoma, y cuáles necesitan de personal externo para la planificación y ejecución.
Para los eventos se debe tener en cuenta la temporalidad, y mínimo realizar un listado de aspectos a tener en cuenta seis meses antes, esto con la supervisión de terceras personas, porque a veces existe la percepción que se tiene todo bajo control y no es así.
El tiempo, las instalaciones, el equipamiento, aspectos técnicos, árbitros, calendarios y planes de contingencias para los calendarios; coordinación de áreas; transporte, alimentación, formatos de inscripción; validación de atletas inscritos, alojamiento, guía informativa, protocolos de ceremonias; relación con los medios de comunicación, canales de difusión, estrategias de comunicación interna y externa; valores a promover, presupuesto, componente social, pólizas, personal médico, impacto a la población, evaluación final y medidores de satisfacción de los asistentes.
El trabajo de planificación debe ser lo suficientemente extenuante, que cuando se ejecute el evento todo fluya de manera natural. El 90 por ciento de los contratiempos se producen porque en la planificación hubo errores y vacíos.
Por estas fechas que en Caldas, Quindío y Risaralda se organizan diferentes eventos, salen a la luz las deficientes organizativas en los mismos. Detalles como evitar que la prensa haga difusión, o situaciones de seguridad como el cierre de vías, han alertado y disminuido el interés de los espectadores.
Si los organismos deportivos no cuentan con los recursos suficientes para contratar a empresas especializadas en la logística de eventos deportivos, se recomienda capacitación constante y frecuente.
